Resenha do livro "A Tríade do Tempo"

Pessoal,

Segue abaixo a primeira colaboração (postagem escrita por outra pessoa) do meu blog, uma resenha do excelente "A Tríade do Tempo" (de autoria de Christian Barbosa) pelo colega Gabriel Drumond:

Capa de "A Tríade do Tempo", de Christian Barbosa

O livro "A Tríade do Tempo do autor Christian Barbosa é um livro interessantíssimo e extremamente aplicável ao nosso dia a dia. O gerenciamento do tempo, um recurso limitado em nossas vidas, é de fundamental importância para o sucesso que qualquer pessoa. Neste livro o autor enfatiza a necessidade de classificar as tarefas e compromissos do dia como Importante, Urgente e Circunstancial. Diferentemente da matriz convencional de gerenciamento de tempo que classifica as atividades como Importante e Urgente, Importante e Não Urgente, Urgente e não Importante e Não Importante e Não Urgente, o autor acredita que qualquer atividade Urgente deve ter prioridade sobre qualquer atividade Importante, pois essa atividade Urgente já foi Importante algum dia, já as atividades circunstanciais são atividades que estão sendo realizadas porém não terão nenhuma influência positiva em nenhum aspecto da vida, ou seja, não fazem diferença se forem ou não realizadas, apenas estão sugando o seu tempo.

A Tríade Ideal de tempo gasto em cada atividade de acordo com Christian Barbosa é composta por 70% do tempo gasto com atividades Importantes, 20% gasto com atividades Urgentes e 10% gasto com atividades Circunstanciais. Porque devemos gastar tempo com atividades Urgentes e Circunstanciais ao invés de gastar todos os 100% do nosso tempo com atividades importantes? Isso se dá por não ser possível prever se todas as atividades serão urgentes, e por ser impossível eliminar todas as atividades circunstanciais da vida, sendo necessário apenas controlar as mesmas para que não tomem conta da maior parte do nosso tempo.

Tríade do tempo ideal segundo Christian Barbosa

É importante definir quais papéis você desempenha durante a vida, como papel de pai, de filho, de aluno, de profissional... E faz parte do processo de definição dos seus papéis identificar as pessoas-chave pertencentes a cada um deles. Deve-se escrever uma lista das pessoas verdadeiramente importantes às quais você gostaria de dedicar seu tempo.  Esta atividade tem o objetivo de direcionar os esforços para as pessoas que realmente farão a diferença na sua vida e parar de gastar tempo com pessoas que não fazem nenhuma diferença.

Outros fatos importantes citados pelo autor são a definição de uma estratégia pessoal através da definição de missão de vida, valores e estabelecimento de objetivos e metas a serem alcançadas.

As metas sempre que possível devem atender ao critério SMART:

S – Específicas (O que)

M – Mensurável (Quanto)

A – Alcançável (Como)

R – Relevante (Porque)

T – Temporal (Quando)

E é sugerido o uso da regra 8-4-2, definir oito metas para serem trabalhadas durante o ano, quatro durante o mês e duas durante a semana. É muito importante que as metas estejam conectadas e alinhadas à estratégia pessoal (*** comentário do Ivo: esta estratégia pode ter sido capturada num documento similar ao PEP - Planejamento Estratégico Pessoal).

Outras sugestões que ajudam a otimizar o próprio tempo são fazer a taxonomia pessoal, dos documentos e objetos, materiais e virtuais, usar duas bandejas de papéis, uma para tarefas que estão à espera de ação, outra para tarefas e serem delegadas ou que estão aguardando alguma nova informação, fazer a dieta da informação, ou seja, ler apenas o que é interessante e não todo o conteúdo do documento e criar uma sólida base de conhecimento.

Eu acredito que esse livro foi de fundamental importância para o melhor uso do meu tempo e direcionamento das minhas tarefas e compromissos. Me sinto uma pessoa mais disciplinada e organizada, consigo direcionar melhor meus esforços para meus objetivos, tenho metas claras e tenho noção de meus valores, pontos fracos e pontos fortes. Esta é uma leitura recomendada para pessoas que desejam fazer melhor uso do próprio tempo e organizar-se melhor.

Por Gabriel Drumond

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Agradeço imensamente ao Gabriel pela colaboração e reitero a recomendação deste e dos demais livros do Christian, em especial o mais recente, "Equilíbrio e Resultado".

*********** Nova Lima, 20 de fevereiro de 2013, BRASIL

Faço ou não faço?

Nesta época do ano em que estou em pleno “turbilhão replanejador”, é muito comum as pessoas me perguntarem coisas do tipo: “Nossa Ivo, como é que você faz tanta coisa ao mesmo tempo?!”

Nestas horas, dependendo da pessoa, eu dou uma de Mário Sérgio Cortella   e pergunto: “Você tem tempo para ouvir aresposta?” (8:51). E ela é mais ou menos assim:

Eu procuro planejar tudo o que faço, para sempre que necessário ter a oportunidade de mudar tudo conforme as novas circunstâncias! Os militares são assim, em especial em tempos de guerra: ficam um tempo enorme planejando uma batalha, e assim que é dado o primeiro tiro começam a mudar tudo de acordo com o cenário real! Só que sempre mantendo a linha mestra do plano, algo do tipo “Temos que conquistar o topo daquela montanha até meio-dia de sexta-feira com o mínimo de perdas humanas.”

(Parênteses: como sou fã de estratégia militar gostaria de recomendar aqui um filme sobre a vida e o trabalho daquele que para mim foi o maior estrategista militar desde Napoleão Bonaparte, o General Patton , já falei dele por aqui . O filme é “Patton”  , de 1970, premiado com oito Oscars, incluindo melhor filme e ator. Curiosidade: indicado para o Oscar de melhor ator, o ator George C. Scott recusou a indicação, e não mudou de opinião nem mesmo quando foi premiado pela academia...)

Cartaz de "Patton- Rebelde ou herói" (ah, que preguiça desta mania de se mudar o título de filmes estrangeiros...)

Continuando...

Sempre que estou a ponto de decidir sobre aceitar ou não um novo projeto ou atividade na minha vida, procuro primeiro responder às seguintes perguntas:

1. Eu quero fazer isto? A vida é curta e nossa vontade tem sempre que ser levada em conta, se não quer fazer já pode parar por aqui e dizer não.

2. Eu sei fazer? Aqui a coisa é um pouco diferente, eu posso não saber fazer mas posso ter vontade de aprender, em especial no caso de ser algo que vá me tornar uma pessoa melhor, como aprender uma nova língua, dar uma palestra sobre um tema interessante, criar filhos etc.

3. Caso eu aceite, a minha participação (caso seja um esforço coletivo) será reconhecida? Ou em outras palavras, eu farei alguma diferença no processo? Aqui já é algo muito pessoal, sou fortemente motivado por realizações, portanto preciso sentir que fiz alguma diferença. Aprecio, mas não espero reconhecimento dos outros, porém  levo em conta demais a opinião de um círculo bem restrito de pessoas (no qual me incluo!) a respeito do que eu faço. Se é algo que qualquer pessoa pode fazer e/ou não me oferece nenhum tipo de desafio eu posso até aceitar fazer, mas não pelo reconhecimento que isto possa me trazer.

4. O que eu tenho a ganhar com isto? Lembrando que não é só dinheiro que nos motiva, eu por exemplo preciso pagar as contas mas minha maior motivação é o reconhecimento pelo resultado e o desafio da tarefa.

5. Se eu disser sim, como esta nova atividade ou projeto irá afetar as minhas outras coisas? Temos que nos lembrar que nosso tempo é finito, portanto precisamos o tempo todo fazer escolhas. Quando dizemos a alguém que não temos tempo para fazer algo que nos pedem, estamos na verdade dizendo que não queremos fazer aquilo, muitas vezes porque nosso prato já está cheio com outras coisas que queremos fazer e no momento não cabe algo novo. 

6. Há alguma sinergia entre o que está sendo colocado e o que já estou fazendo ou planejando fazer? Este é um ponto importante que me facilita muitas vezes fazer coisas novas. Um novo projeto ou atividade que tenha sinergia com outras coisas minhas em andamento já começa em vantagem, pois uma coisa alimenta a outra. Exemplo: sou professor e consultor na área de gerenciamento de projetos, portanto preciso me manter atualizado sobre as novidades da área. Ano passado recebi um convite para participar da equipe de tradução do Guia PMBOK  , publicação do PMI (Project Management Institute)  , considerada a maior referência no mundo  sobre gerenciamento de projetos, que busca compilar as melhores práticas sobre o tema. É claro que aceitei, pois vai me ajudar a ficar por dentro das novidades e a atualizar minhas aulas, palestras e material didático.

7. É uma tarefa individual ou coletiva? Como sou uma pessoa mais analítica e introvertida (além de meio perfeccionista e “lobo solitário”) procuro sair da minha zona de conforto trabalhando com outras pessoas, por se tratar de uma ENORME oportunidade de crescimento pessoal e profissional.

8. Se é uma tarefa coletiva, quem serão os demais envolvidos? O fato de querer sair da minha zona de conforto trabalhando com outras pessoas não significa que aceitarei trabalhar com “qualquer um” (de novo, a vida é muito curta...). Procuro trabalhar com pessoas inteligentes, que preferencialmente sejam melhores do que eu em alguma coisa em que quero me tornar melhor, que compartilhem da maior parte dos meus valores e com as quais eu tenha algum tipo de afinidade. Isto tanto é mais importante para mim quanto maior for a duração do projeto. 

Ao pensar na resposta a estas perguntas eu disparo uma espécie de “diálogo anterior” (que agora eu chamo de intuição ), e quando chego no final já costumo saber a resposta J Se não sei, deixo a decisão em “banho maria” e de tempos em tempos volto às perguntas acima. E o que fazer quando nos dão um ultimato, do tipo “responda já ou até meio dia senão vou buscar outra pessoa ou alternativa”? Digo que não decido sob pressão, peço tempo e deixo que pessoa decida como vai querer prosseguir. Além disto, em geral a oferta de um novo projeto ou atividade para mim vem de mim mesmo, portanto sei que preciso de um tempo para avaliar.

Agora, se você é (como eu já fui, e de vez em quando tenho umas recaídas) alguém que tem dificuldade em dizer não, aqui vai uma dica de leitura que pode te interessar:

 “Como dizer não”, Marie Haddou, editora Alegro, 2004

***** Nova Lima - BRASIL, 01 de fevereiro de 2013.