Sobre comunicação em projetos

Neste período em que nossos projetos estão cada vez mais internacionais, complexos e multidisciplinares precisamos ficar cada vez mais atentos aos nossos instrumentos de comunicação. Seguem algumas dicas que eu havia compilado para uma das minhas há alguns meses:

1. Primeiro contato:

  a. Não mande email, tente reunião pessoal ou, no pior caso, ligue para a pessoa.

  b. Sempre busque um contato comum com a pessoa e, se encontrar algum, peça que este faça uma apresentação inicial.

  c.  Sempre abra a conversa se apresentando e se prontificando a ouvir o outro lado antes de dizer a que veio. E lembre-se, a primeira impressão é a que fica, e num contato cara a cara ela costuma se formar nos primeiros 30 segundos!

  d. Após a sua introdução, deixe a pessoa falar o quanto quiser, isto ajuda a estabelecer "rapport" . Faça perguntas para entender o contexto da área dela, e como ela se insere no projeto.

2. Demais contatos:

  a. Priorize a comunicação oral à escrita (email).

  b. Não use email para discutir resolução de problemas, ao invés disto converse/faça reuniões. Quando tiver tudo resolvido aí use o email para comunicar a solução aos envolvidos.

  c. Nos emails, copie o mínimo de pessoas possível, e evite copiar o seu chefe e o chefe da pessoa endereçada.

  d. Se a pessoa endereçada te responder copiando o chefe dela, ligue para ela para entender o motivo antes de responder copiando também o seu chefe.

 e. Quando achar inevitável enviar uma mensagem mais pesada, releia pelo menos três vezes e busque a opinião de um colega. Quando estiver relendo, imagine que se trata de uma mensagem que um colega enviou para você e observe como você se sente.

3. Todo tipo de contato:

  a. Jamais use o nome de seu chefe em vão, e menos ainda do chefe do seu chefe!

  b. Lembre-se: muitas vezes um mal entendido pode ser interpretado como uma mentira, portanto busque sempre confirmar que o receptor captou o que você quis dizer. Na dúvida, peça para ele dizer o que entendeu... E claro, nunca minta, pois realmente a mentira tem pernas curtas!

  c. Está nervoso ou com raiva por causa de uma comunicação da qual não gostou? Peça um tempo para avaliar a situação, e só responda depois de pensar/refletir bem sobre como irá reagir. Não estamos no mundo de projetos para fazer amigos (se bem que eu fiz vários!), mas inimigos gratuitos não facilitam a vida de ninguém.

  d. Separe as pessoas dos problemas, NUNCA faça críticas às pessoas, mas sim aos produtos/resultados gerados por estas, e sempre deixando claro que esta é a sua impressão, que muitas vezes pode estar equivocada.

  e. NUNCA tente convencer o outro de algo em que você mesmo não acredita.

  f. Gritar, só se o outro estiver muito longe e com dificuldades de audição. Se gritarem com você diminua ainda mais o seu tom de voz, e responda de forma cada vez mais pausada. Inconscientemente o interlocutor se sente convidado a entrar em sintonia com o seu discurso. Muitas vezes o grito é o recurso da falta de argumentação, e este tipo de reação da sua parte deixa claro que, neste diálogo do outro com você, gritar não vai resolver nada...

  g. Não tenha medo de responder que não sabe. Mas se for assunto de sua competência trate logo de buscar a resposta e dar retorno o mais rápido e preciso possível a quem te perguntou!

  h. Por outro lado, jamais responda sobre assuntos que não lhe dizem respeito. É como está no ditado popular: "Se conselho fosse bom não era dado de graça"... Ou "em boca fechada não entra mosquito"!

Não se esqueça: projetos são feitos por pessoas, portanto sempre que alguma coisa der errado em um projeto a culpa será de ALGUÉM e não de ALGO... Para reduzir as chances de falha, invista desde o início em uma boa comunicação entre todos os envolvidos no projeto, afinal toda corrente é tão forte quanto seu elo mais fraco...

Bons projetos!

***** Ivo Michalick, 26 de junho de 2011, Belo Horizonte - BRASIL